Persónuverndarstefna

1. Inngangur

Hreint Bókhald ehf., kt. 560326-1650, Oddabraut 4, 815 Þorlákshöfn („félagið“, „við“, „okkur“) leggur ríka áherslu á vernd persónuupplýsinga og meðferð þeirra í samræmi við gildandi lög, þar á meðal lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð (ESB) 2016/679 (GDPR).

Þessi persónuverndarstefna útskýrir hvaða persónuupplýsingum við söfnum, hvernig þær eru notaðar og hver réttindi þín eru.

Hægt er að hafa samband vegna persónuverndarmála í gegnum netfangið:
bokhald@hreintbokhald.is

2. Hvaða persónuupplýsingum söfnum við

2.1 Upplýsingar frá viðskiptavinum

Við söfnum og vinnum eftirfarandi upplýsingar:

Nafn
Kennitala
Heimilisfang
Netfang
Símanúmer
Bókhalds- og rekstrarupplýsingar (t.d. reikningar, launagögn, skattagögn)

2.2 Upplýsingar í gegnum app

Í tengslum við notkun á appi félagsins vinnum við eftirfarandi upplýsingar:

Samskipti (skilaboð) milli viðskiptavina og þjónustufulltrúa
Samskiptasaga innan þjónustukerfis

Við söfnum ekki:

Viðhengjum eða skjölum í gegnum spjall
Notkunargögnum eins og IP-tölum eða tækjaupplýsingum
Bankaupplýsingum

3. Tilgangur og lagagrundvöllur vinnslu

Við vinnum persónuupplýsingar á grundvelli:

3.1 Lagaskyldu

Til að uppfylla skyldur samkvæmt lögum um bókhald, skatta og tengda löggjöf.

3.2 Samnings

Til að veita umsamið bókhaldsþjónustu og tengda þjónustu.

3.3 Samþykkis

Þar sem við á, þó félagið sendi ekki markaðsefni að svo stöddu.

4. Geymsla og vinnsla gagna

Persónuupplýsingar eru geymdar í kerfum félagsins:

CRM kerfi: hreintbokhald.base44.app
Þjónustuaðili: Base44
Gagnageymsla fer fram innan EES-svæðisins

Við notum ekki önnur þriðju aðila kerfi til greiningar eða rekningar.

5. Miðlun persónuupplýsinga

Við miðlum persónuupplýsingum aðeins þegar nauðsyn krefur:

Til opinberra aðila, s.s. skattyfirvalda, samkvæmt lagaskyldu

Upplýsingar eru ekki seldar eða miðlað til þriðju aðila í markaðsskyni.

6. Varðveisla gagna

Við geymum persónuupplýsingar í samræmi við lög:

Bókhaldsgögn: 7 ár
Viðskiptasamband: 7 ár frá lokum þess
Samskipti í appi: 7 ár frá lokum þjónustu

Að þeim tíma liðnum er gögnum eytt eða þau gerð ópersónugreinanleg.

7. Réttindi einstaklinga

Þú átt rétt á:

Aðgangi að þínum gögnum
Leiðréttingu rangra upplýsinga
Flutningi gagna
Eyðingu gagna, þegar það er heimilt samkvæmt lögum

Athugið að réttur til eyðingar getur verið takmarkaður vegna lagaskyldu félagsins.

Beiðnir skulu sendar á:
bokhald@hreintbokhald.is

8. Öryggi upplýsinga

Við beitum viðeigandi öryggisráðstöfunum til að vernda persónuupplýsingar:

Aðgangsstýring: Aðeins úthlutaðir starfsmenn og stjórnendur hafa aðgang að gögnum viðskiptavina
Auðkenning: Innskráning byggir á kennitölu og einnota staðfestingu (OTP)
Gagnasamskipti eru varin með dulkóðun (í flutningi)

Við munum reglulega endurskoða og bæta öryggisráðstafanir.

9. App og samskiptakerfi

Félagið rekur app þar sem viðskiptavinir geta átt samskipti við þjónustufulltrúa.

Samskipti fara eingöngu fram við raunverulega starfsmenn
Aðeins sá þjónustufulltrúi sem hefur verið úthlutað viðskiptavini hefur aðgang að samskiptum, ásamt stjórnendum
Skilaboð eru vistuð sem hluti af þjónustusögu
Ekki er unnið með sjálfvirka ákvarðanatöku eða gervigreind í samskiptum
Ekki er hægt að hlaða upp viðkvæmum skjölum í gegnum spjallið

10. Kökur og rakning

Félagið notar ekki:

Vefkökur til rekningar
Greiningartól
Auglýsingatengda tækni

11. Breytingar á persónuverndarstefnu

Við kunnum að uppfæra þessa stefnu eftir þörfum. Nýjasta útgáfa verður ávallt aðgengileg viðskiptavinum.

12. Kvartanir

Ef þú telur að vinnsla persónuupplýsinga brjóti gegn lögum getur þú leitað til Persónuverndar (www.personuvernd.is).